Au quotidien, un avocat est sur-sollicité : courriers, appels, urgences… sans compter la vie personnelle qui s’en mêle parfois, surtout avec des enfants… Pour tout ce qui est écrit, il y a une trace mais tout ce qui se fait oralement ?…
On traite le sujet, on passe de l’un à l’autre et on se fie à sa mémoire pour la prochaine fois. Et on accumule ainsi les strates d’informations.
Qui ne s’est jamais dit : « Euh… j’avais dit quoi, déjà ?… » suivi d’un moment de solitude face au grand vide de la mémoire ? Si vous êtes jeune, cela reviendra sûrement (quoique…) mais, avec le temps, le risque de ne plus retrouver l’information est réel. C’est humain.
Nous avons tous à coeur d’accompagner nos clients au mieux mais le faire au détriment de notre santé n’a pas de sens, pour eux comme pour nous.
Il faut donc acquérir un bon réflexe : prendre des notes à chaque fois !
Evidemment, me direz-vous peut être. Mais qui le fait réellement et suffisamment précisément pour que la note soit utile (je ne parle pas du truc griffonné sur un bout de papier qu’on ne peut pas relire et qu’on perd dans la foulée) ?
Une astuce simple : créez vous une fiche type de prise de notes à portée de main !
Un simple fichier word sur lequel vous préparez une trame avec : 1/ nom du dossier, 2/ date et heure (de l’appel, de la démarche au greffe, etc), 3/ le nom de l’interlocuteur, 4/ la durée de l’appel (pour la facturation éventuelle), 5/ le sujet (en gros), 6/ un grand espace pour vos notes.
Vous en imprimez d’avance et vous gardez la pile à proximité : un appel ? Hop ! Une fiche que vous remplissez dans la foulée. Il n’y a plus qu’à la ranger dans le dossier.
Votre mémoire n’a pas besoin de se fatiguer à garder l’information précisément car elle sait qu’elle est sauvegardée au chaud.
Autre avantage : si quelqu’un doit prendre le dossier, il aura les informations à jour sans problème et sans avoir besoin de vous. Gain de temps et de sécurité pour le client comme pour vous !
Pssst… la fiche modèle est sur YouTube
19 février 2024 – Ce texte n’est pas écrit par une IA – Merci de respecter le droit d’auteur.
